Was ist ein DMS?
Moderne elektronische Dokumentenmanagementsysteme (DMS) stehen Ihnen zur Verfügung, um Ihre physische Papierverwaltung zu ersetzen oder zu erweitern. Sie sind ein wesentlicher Bestandteil der heutigen Geschäftsarchitektur, da Dokumente für Personengruppen an verschiedenen Standorten verfügbar sein müssen.
Nur einige Beispiele für Daten, die Unternehmen in digitaler Form speichern möchten:
– Korrespondenzen (E-Mails)
– Verträge, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, E-Rechnungen, Versandpapiere, AGB, Zertifikate (PDFs)
– technische Zeichnungen (CAD-Dateien)
– Claim-Fotos (Bilder)
– Listen und Berichte, interne Memos, Präsentationen (Word, Excel, PowerPoint)
– TEAMS-Aufzeichnungen (Videos)
Wo speichere ich meine elektronischen Dokumente?
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, diese Dateien zu speichern:
– auf Ihrem SAP-Server
– auf einem externen dedizierten DMS-Server
– auf Ihrer bestehenden Microsoft (Azure) Umgebung.
Die direkte Speicherung der Daten auf Ihrem SAP-Server ist viel zu teuer. Aus diesem Grund haben die meisten Unternehmen bisher einen externen dedizierten DMS-Server angeschafft, um über einen günstigeren Speicher zu verfügen. Die auf diesem externen DMS gespeicherten Dateien sind mit Ihrem SAP-Dokument verknüpft und können direkt aus SAP angezeigt oder über das DMS-System ohne Anmeldung bei SAP abgerufen werden. Dies verkompliziert jedoch Ihre Landschaft, da Sie mehr Server verwalten müssen.
SystemFox bietet Ihnen eine Lösung als SAP-Plugin: den DMS Connector. Dadurch können Sie alle Funktionalitäten eines Dokumentenmanagementsystems nutzen, ohne dass zusätzliche Server erforderlich sind, indem Sie Ihr SAP mit Ihrem vorhandenen Microsoft Azure (MS TEAMS, SharePoint, MS OneDrive) als Speicher verbinden.
Sind zusätzliche Funktionen verfügbar?
Für die Kommunikation mit DMS-Systemen nutzt SAP die Schnittstelle „ArchiveLink“, die eine sehr einfache Speicherung von Dateien mit generierten Namen in einem einzigen Ordner und deren Verknüpfung mit einem SAP-Dokument (z. B.: Bestellung) ermöglicht.
Mit unserem Plugin werden zusätzliche Funktionen verfügbar:
– Extrahieren von Metadaten (Inhalte wie Partnername, Daten usw. in durchsuchbarer Form)
– Verwenden Sie eine flexible Baumstruktur, um Ihre Dateien basierend auf Ihrer Geschäftslogik zu organisieren (z. B.: gespeichert nach Projektnummer, nach Projektphase usw.)
– Option für OCR (Texterkennung auf gescannten Dokumenten)
Speichert Systemfox meine Dokumente?
Nein, Ihr SAP-System wird direkt mit Ihrem Microsoft Azure (MS TEAMS, SharePoint, MS OneDrive) angebunden, wir stellen lediglich die Kommunikationsschnittstelle und einige Extras zur Verfügung, damit SAP das Azure als DMS-System handhaben kann. Da es sich bei dem Speicher um Ihre Azure-App handelt, haben Sie die volle Kontrolle, beispielsweise über die Zuweisung von Zugriffsberechtigungen an Ihre Benutzer.
Wird S/4 HANA unterstützt?
Ja, das Produkt ist für S/4 HANA On-Premise/Private Cloud konzipiert, ist aber auch abwärtskompatibel für R/3 ECC.
SystemFox Webinar
S4DMS
Genug der üblichen Verkaufsfolien? Wir bieten Ihnen eine kostenlose Online-Sitzung mit echten Experten, die Ihnen unsere Lösung vorstellen und erklären. Sowohl prozessbezogene als auch technische Fragen sind willkommen!
