Mi az a DMS?
A modern elektronikus dokumentumkezelő rendszerek (DMS) arra szolgálnak, hogy helyettesítsék a fizikai papírkezelését. Napjaink üzleti architektúrájának elengedhetetlen részét képezik, mivel a dokumentumoknak fizikailag különböző helyeken lévő csoportok számára elérhetőnek kell lenniük.
Csak néhány példa azokra az adatokra, amelyeket a vállalatok digitális formában szeretnének tárolni:
– levelezések (e-mailek)
– szerződések, megrendelés visszaigazolások, számlák, e-számlák, szállítási papírok, ÁSZF, tanúsítványok (PDF)
– műszaki rajzok (CAD fájlok)
– kártérítési igénybejelentők (képek)
– listák és jelentések, belső feljegyzések, prezentációk (Word, Excel, PowerPoint)
– TEAMS hívásfelvételek (videók)
Hol tároljuk az elektronikus dokumentumokat?
Különféle lehetőségek vannak a fájlok mentésére:
– az SAP szerveren
– külső dedikált DMS szerveren
– a meglévő Microsoft (Azure) környezetben.
Az adatok közvetlen az SAP szerveren való tárolása túl drága. Emiatt a legtöbb cég eddig külső dedikált DMS-szervert vásárolt, hogy olcsóbb tárhelyet kapjon. Az ezen a külső DMS-en tárolt fájlok az Ön SAP bizonylatához kapcsolódnak, és vagy közvetlenül az SAP-ból jeleníthetők meg, vagy a DMS-rendszeren keresztül érhetők el anélkül, hogy be kellene jelentkezniük az SAP-ba. Ezzel azonban bonyolultabbá válik a rendszerkörnyezet, hiszen több szervert kell kezelni.
A SystemFox megoldása egy SAP plugin: az S4DMS-t. Ez lehetővé teszi a dokumentumkezelő rendszer összes funkciójának használatát anélkül, hogy további szerverekre lenne szüksége, tárolóhelyként használva az SAP-hoz a meglévő Microsoft Azure komponenseket (MS TEAMS, SharePoint, MS OneDrive).
Elérhetők további funkciók?
Az SAP az "ArchiveLink" interfészt használja a DMS rendszerekkel való kommunikációhoz, lehetővé téve a generált névvel rendelkező fájlok nagyon egyszerű tárolását egyetlen mappában, és az SAP dokumentumhoz (pl.: beszerzési megrendelés) való csatolását.
Bővítményünkkel további funkciók válnak elérhetővé:
– metaadatok kinyerése (például partner neve, dátumok stb. kereshető formában)
– rugalmas fastruktúra használata a fájlok üzleti logika alapján történő rendszerezéséhez (pl.: projektszámonként, projektfázisonként stb.)
– opció az OCR-hez (szövegfelismerés a beolvasott dokumentumokon)
A Systemfox tárolja a dokumentumaimat?
Nem, az Ön SAP rendszere közvetlenül kapcsolódik az Ön Microsoft Azure termékeihez (MS TEAMS, SharePoint, MS OneDrive), csak a kommunikációs felületet és néhány extrát biztosítunk, hogy az SAP DMS-rendszerként tudja kezelni az Azure-t. Mivel a tárhely az Ön Azure alkalmazása, az Ön kezében marad a teljes körű irányítás, például a hozzáférési engedélyek hozzárendelése a felhasználókhoz.
Támogatott az S/4 HANA?
Igen, a terméket S/4 HANA on-premise / privát felhőhöz terveztük, de visszafelé kompatibilis az R/3 ECC-vel is.
SystemFox Webinar
S4DMS
Unja már a szokásos sales fóliákat? Mi inkább olyan ingyenes online találkozóra várjuk, ahol valódi szakemberek mutatják be és magyarázzák el megoldásunkat. Várjuk mind üzleti, mind műszaki kérdéseit!
